Personvernerklæring

Hvem vi er

Vår nettstedsadresse er: https://norskpen.no

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er all slags informasjon som direkte eller indirekte kan kobles til en levende person. Det kan for eksempel være navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, personnummer, bankkontonummer, e-postadresse eller bilde, og det omfatter også vurderinger om enkeltpersoner.

Hvordan behandler Norsk PEN personopplysninger?

Det er Norsk PEN (adr.: Wergelandsveien 29, 0167 Oslo, org. nr.: 983886760) som er behandlingsansvarlig, dvs. bærer ansvaret for å behandle de personopplysninger som du gir til oss eller som vi eventuelt samler inn. Vi er ansvarlig for at behandlingen av personopplysningene skjer i samsvar med gjeldende lovgivning. Eventuelle spørsmål knyttet til dette kan sendes til pen@norskpen.no.

Oversikt over innholdet i Norsk PENs personvernerklæring:

1. Når samler Norsk PEN inn personopplysninger?
   2. Dine rettigheter
   3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår og sosiale medier?
   4. Hva registreres når du kontakter oss?
   5. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss
   6. Opplysninger om ansatte og jobbsøkere
   7. Samarbeidsorganisasjoner
   8. Finansiell informasjon
   9. Informasjonsbehov
   10. Kontakt med medlemmer og støttespillere
   11. Informasjon om forfølgelse, overgrep og andre menneskerettighetsbrudd
   12. Arrangementer
   13. Oppbevaringstid

 

1. Når samler Norsk PEN inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss i forbindelse med et av disse formålene:

* Du er medlem, frivillig eller støttespiller
* Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
* Du har meldt deg på et arrangement
* Du har sendt oss en henvendelse
* Du er vår samarbeidspartner
* Du er ansatt eller har søkt jobb hos oss
* Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse

Vi kan også motta personopplysninger i følgende tilfeller:

* En jobbsøker har angitt deg som referanse
* En av våre samarbeidspartnere eller annen virksomhet har videresendt informasjon med tanke på at Norsk PEN skal engasjere seg i konkrete saker

2. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til pen@norskpen.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn – datatilsynet.no

Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. 
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger – datatilsynet.no

Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 
Les mer om retten til sletting – Datatilsynet.no

Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av personopplysninger om deg. 
Les mer om retten til begrensning – datatilsynet.no

Protestere mot behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du protestere mot behandling av personopplysninger. 
Les mer om retten til å protestestere – datatilsynet.no

Dataportabilitet
I noen situasjoner kan du be oss om å overføre opplysninger om deg. 
Les mer om retten til dataportabilitet – datatilsynet.no

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Gi oss beskjed dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet, men klagen vil videresendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet som oppretter et settetilsyn for å behandle saken.

3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår?

Webanalyse
Når du besøker www.norskpen.no, benyttes Google Analytics for å analysere bruk av nettsiden. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn, tilbake til den enkelte bruker. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Norsk PEN bruker informasjonskapsler for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Lagring av opplysninger og behandling av opplysninger fra cookies er ikke tillatt med mindre brukeren av nettsiden både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er, og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2–7b. Dette gjøres i brukerens nettleser. Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler (nettvett.no)

4. Hva registreres når du kontakter oss?

Telefon
Når du ringer en av de ansatte i Norsk PEN, vil en oversikt over anropet lagres i telefonloggen til den du ringer til. Det gjøres ingen systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post
Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. Vi ber om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.

Vi skanner all inn- og utgående e-post for virus og skadevare.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre Norsk PENs IKT-infrastruktur.

5. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss

Når du kontakter oss, behandler vi opplysninger for å kunne besvare ditt spørsmål. Vi lagrer opplysninger som er nødvendig for å kunne besvare din henvendelse. Dersom du ringer oss, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunktet for samtalen. Dersom du kontakter oss per e-post, vil vi lagre din henvendelse, vårt svar og din e-postadresse.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Denne informasjonen kan deles med Norsk PENs underleverandører, partnere eller offentlige etater for å kunne levere tjenestene eller opplysningene som er nødvendige for å besvare din henvendelse eller spørsmål.

Abonnere på nyhetsbrev
Norsk PEN sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker det. Nyhetsbrevet inneholder nyhetssaker og informasjon om vår virksomhet og arrangementer.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere navnet ditt og en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for, og hva de synes er interessant.

E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss. Norsk PEN bruker verktøyet Mailchimp til å administrere og sende ut nyhetsbrevet, og det er Mailchimp som drifter databasen der e-postadressene lagres.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6(1)(a), altså samtykke.

Når du melder deg på nyhetsbrevet, får du informasjon om hva vi samler inn, og hvorfor. Ved å melde deg på brevet samtykker du til vår behandling av opplysninger om deg.

6. Ansatte og jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Norsk PEN, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

7. Samarbeidspartnere

Dersom du er vår partner eller tilhører en av våre samarbeidsorganisasjoner, kan vi behandle følgende informasjon om deg: kontaktinfo og detaljer om samarbeidet. Hensikten er å administrere samarbeidet, besvare henvendelser, holde oversikt over kommunikasjonen vår og rapportere om eller på annen måte fremme resultater av felles aktiviteter.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(a) om samtykke, artikkel 6(1)(f) om legitime interesse for å gjennomføre våre forpliktelser som partner og vår legitime interesse for å rapportere og ellers synliggjøre resultatene av samarbeidet vårt. I tillegg artikkel 6(1)(b), om utførelsen av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å iverksette tiltak på anmodning fra den registrerte før inngåelse av en kontrakt.

Denne informasjon kan deles på profesjonelle møter, arrangementer, presentasjoner eller konferanser der Norsk PEN er involvert. Informasjon kan offentliggjøres i Norsk PENs offisielle rapporter, i årsrapport, på Norsk PENs hjemmeside eller på nettsiden til prosjekter tilknyttet Norsk PEN. I tillegg kan vi dele denne informasjonen for å rapportere om aktiviteter til Norsk PENs økonomiske støttespillere.

8. Finansiell informasjon

Tilhører du en samarbeidsorganisasjon eller deltar som enkeltperson i Norsk PENs aktiviteter, kan vi behandle informasjon knyttet til finansielle transaksjoner med deg, som kontaktinformasjon, bank- eller kredittkortopplysninger og transaksjonsdetaljer.

Hensikten er å holde oversikt over og gjennomføre avtalte aktiviteter. Det juridiske grunnlag for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) om utførelse av kontrakter og artikkel 6(1)(f) om å effektivt å utføre økonomiske forpliktelser.

Finansiell informasjon kan deles med eksterne for å gjennomføre revisjon og rapportere om våre aktiviteter. Finansiell informasjon kan også deles med eksterne leverandører av tjenester i den utstrekning det er nødvendig for å behandle betalinger for Norsk PEN.

9. Informasjonsbehov

Vi kan behandle informasjonen din når vi sender informasjon om kommende møter, gjestebesøk eller prosjekter. Informasjonen kan inneholde navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon som du representerer.

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(f) om legitim interesse for å informere om relevante arrangementer av faglig eller offentlige interesse.

10. Kontakt med medlemmer og støttespillere

Hvis du er medlem eller giver, kan vi behandle følgende informasjon om deg: navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon som du representerer, telefonnummer, bankinformasjon og informasjon om dine bidrag til Norsk PEN.

Det gjør vi for å holde oversikt over givere, kommunisere med deg om medlemskapet ditt samt informere deg om resultatene av våre aktiviteter. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b), om utførelsen av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å ta skritt før inngåelse av en kontrakt.

11. Informasjon om forfølgelse, overgrep og andre menneskerettighetsbrudd

Fra flere av våre samarbeidspartnere mottar Norsk PEN informasjon om brudd på menneskerettigheter, ofre for forfølgelse og trakassering, vitner og overgripere. Disse dataene kan inneholde navn, fødselsdato, yrke, passdata, bilde, e-post, adresse, etnisitet, religion, politiske synspunkter eller annen biografisk informasjon.

Informasjonen kan omfatte beskrivelse og omstendigheter ved overgrep, informasjon om omfanget av skade eller tap, motivasjon bak overgrep, helsetilstand, hjelpetiltak etter overgrep, juridiske representanter og opplysninger om slektninger. Kilden kan være offeret selv eller juridisk representant, vitner, partnere av Norsk PEN eller pålitelig informasjon fra åpne kilder.

Vi kan behandle denne informasjonen i den utstrekning det er nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare juridiske rettigheter og krav, enten i rettssaker, administrative saksbehandlinger, i internasjonale organer eller gjennom relevante mekanismer av «soft law» (f.eks. for produksjon av rapporter, erklæringer, brev, anbefalinger).

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(d) om å beskytte vitale interesser, artikkel 6(1)(e) om allmenn interesse eller artikkel 6(1)(a) om samtykke.

Denne informasjonen kan deles med tjenestemenn og internasjonale organisasjoner når det er nødvendig for å kunne bidra til utøvelse av rettigheter til offeret eller ofre i tilsvarende situasjon, bistand til å søke om beskyttelse eller yte annen form for hjelp. Denne informasjonen kan bli offentliggjort i den grad det kan være nødvendig å kreve beskyttelse av offeret eller andre ofre i tilsvarende situasjon. Vi kan dele slik informasjon i den grad det kan være nødvendig for å yte bistand og rapportere aktiviteter i Norsk PEN.

12. Arrangementer

Hvis du medvirker på et av våre arrangementer, kan vi behandle følgende informasjon om deg: navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon, telefonnummer, fødselsdato, passdata, jobbtittel eller rolle, land, språk eller preferanser for hendelsen.

Vi behandler disse dataene for å kunne organisere og planlegge reisen din, gi relevante tjenester, sende deg kommunikasjon, utbetale eventuelt honorar og holde oversikt over disse registreringene og kommunikasjon med deg angående arrangementet. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) for utførelse av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å ta skritt før inngåelse av en kontrakt.

Informasjon om arrangement kan publiseres i Norsk PENs offisielle rapporter, på Norsk PENs hjemmeside og på nettside for prosjekter tilknyttet Norsk PEN. Informasjon om arrangement kan deles med eksterne leverandører (hoteller, reisebyråer, flyselskaper) eller immigrasjonsmyndigheter i den grad det kan være nødvendig for å organisere arrangementet eller reisen.

13. Oppbevaringstid

Vi oppbevarer denne informasjon så lenge det er nødvendig for det aktuelle prosjektet/aktiviteten/partnerskapet å oppfylle sine formål, eller så lenge det er angitt i en avtale du måtte ha med Norsk PEN. I tillegg kan informasjonen beholdes så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser om å rapportere eller gi innsyn i vår virksomhet.